Zarządzanie zespołem pracowników

Czyli prowadzenie zmiany

Witaj. Dzisiejszy wpis jest pierwszym z serii artykułów na tematy związane z zarządzaniem pracownikami na zmianach produkcyjnych i nie tylko. Jest on przeznaczony przede wszystkim dla osób, które bezpośrednio sprawują nadzór nad pracownikami na stanowiskach robotniczych czyli dla osób dozoru niższego i średniego ale myślę, że bardziej doświadczeni koledzy dozoru wyższego jak również zajmujący stanowiska kierownicze także mogą znaleźć ciekawe informacje i wskazówki jakie są zamieszczone w tym wpisie. Tak defacto zamieszczone tu treści można odnieść do niemal każdej branży w, której mamy do czynienia z kierowaniem zespołem pracowników. Temat zarządzania zespołem pracowników jest tak obszerny, że nie będę w stanie opisać go w tym jednym artykule, dlatego też będzie to jedynie wprowadzenie i skupię się na najważniejszych wg. mnie kwestiach. Natomiast w kolejnych wpisach będę rozszerzał ten temat.

Całość aspektu związanego z zarządzaniem pracownikami podzieliłem na następujące bloki tematyczne:

1. Komunikacja i budowanie relacji,

2. Motywacja i docenianie,

3. Delegowanie zadań i umożliwianie rozwoju,

4. Najczęściej popełniane błędy osób zarządzających.

Komunikacja i budowanie relacji

Jest to według mnie najważniejszy aspekt dotyczący tematu zarządzania zespołem. No bo przecież zespół to ludzie i tak jak w życiu codziennym im lepiej się z nimi komunikujemy i im lepsze mamy z nimi relacje to tym lepiej nam się układa współpraca, a co za tym idzie – lepsze wyniki i lepsze samopoczucie. Co rozumiem pod słowem komunikacja? Są to wszystkie sprawy związane z tym: jak rozmawiamy z pracownikami (i czy w ogóle z nimi rozmawiamy), sposób w jaki to robimy, jak często rozmawiamy, w jaki sposób ich traktujemy, czy przekazujemy im informacje płynące z „góry” oraz czy robimy to w sposób jasny i zrozumiały, czy określamy ich cele i omawiamy ich znaczenie.

Uważam, że jest to podstawowa umiejętność jaką powinien posiadać i rozwijać każdy przełożony. Oczywiście sam wiem po sobie, że na początku kariery zawodowej nie jest to takie proste, gdyż z reguły mało kto ma wrodzone zdolności skutecznej komunikacji, a dodatkowo dochodzi stres i obawa przed porażką i kompromitacją przed podwładnymi pracownikami. Powiem tak – obawa i stres są naturalną reakcją i występują u praktycznie każdego kto podchodzi profesjonalnie do swojej pracy, więc trzeba nauczyć się z tym żyć i radzić sobie – na ten temat poświęcę osobny wpis.  Jeżeli chodzi o porażki to tutaj też zachęcam do tego żeby się tym nie przejmować, gdyż jest to naturalny proces nauki. Gdy zaczynasz coś robić po raz pierwszy, to na 99% nie wyjdzie Ci to tak jak byś sobie tego życzył/życzyła. Można to porównać do nauki jazdy na rowerze – zanim nauczyliśmy się jeździć to nieraz zaliczyliśmy upadek i poobijaliśmy kolana i łokcie, ale w końcu nauczyliśmy się jeździć. Tak samo jest w przypadku umiejętności komunikacji. Po prostu trening, trening i jeszcze raz trening.

Sam pamiętam jak jako młody inżynier prosto po studiach zacząłem pracę w dozorze górniczym (po 3 miesiącach stażu zdałem egzamin na niższy dozór górniczy) i musiałem samodzielnie pokierować zmianą, na której podlegało mi 15 pracowników, z których większość była w wieku mojego ojca. Wtedy zacząłem zdawać sobie sprawę jak ważna jest umiejętność właściwej rozmowy i dotarcia do tych ludzi w taki sposób, aby oni czuli do mnie respekt, a jednocześnie pomagali mi i w pełni współpracowali tak, abyśmy wspólnie  osiągali cele oraz powierzone nam zadania. Dodam jeszcze, że na studiach tego nie uczą 🙂 więc musiałem sam zadbać o to żeby się tego nauczyć. Najważniejsza rada – nigdy się nie poddawaj! Z każdej porażki wyciągnij wnioski, przeanalizuj błędy jakie popełniłeś, zapisz je sobie i staraj się w przyszłości nie popełniać więcej tych błędów. Odnoś się do ludzi z szacunkiem nawet jeżeli bardzo Cię denerwują i nie wszystko idzie po twojej myśli (a to częsta sytuacja), to zawsze traktuj ludzi z szacunkiem. Pracownicy będą to doceniać, że nie są traktowani z wyższością i że ich przełożony odnosi się do nich z należytą im godnością. Tak tak, każdy człowiek ma swoją godność i jeśli ktoś ją naruszy, to na zawsze pozostanie w świadomości tej osoby jako zły człowiek. Gdy jakiś pracownik zasłuży na przysłowiowy „opierdol” to nie rób tego publicznie. Przeprowadź z nim dyscyplinującą rozmowę na osobności bez świadków. Oczywiście taka rozmowa też powinna być na poziomie i z kulturą (czyli bez krzyków i machania rękami) – cały czas pamiętaj o szacunku. Musisz się zachowywać profesjonalnie i dać jednoznacznie pracownikowi do zrozumienia, że nie życzysz sobie takiego zachowania i liczysz na to, że taka sytuacja się nie powtórzy. Zapewniam Cię, że osiągniesz w ten sposób lepszy efekt niż gdybyś na niego nakrzyczał (przetestowałem to). Mówiąc o efekcie, mam na myśli efekt długoterminowy, ponieważ jest to część procesu budowania relacji oraz swojego wizerunku. Warto o tym wiedzieć jeżeli chcemy się rozwijać i odnosić sukcesy. Wiatr sprzyja osobą, które wytwarzają wokół siebie pozytywne relacje i są szanowane wśród współpracowników.

Odprawa

Ze swojego doświadczenia mogę powiedzieć, że bardzo ważna jest odprawa przed rozpoczęciem pracy. Dla osób mało zorientowanych, odprawa jest to krótkie spotkanie z podległymi pracownikami w celu ustalenia zakresu pracy, przydzielenia obowiązków załodze jak również przekazania informacji na temat ewentualnych zagrożeń i sposobów bezpiecznego wykonania prac. Jest to też czas gdzie w jednym miejscu macie wszystkich pracowników i to co im powiecie w tym momencie powinno trafić do wszystkich. Przeprowadziłem tysiące odpraw i to do czego chciałbym Was zachęcić to to, żebyście byli zawsze przygotowani do odprawy w najdrobniejszych szczegółach. Im lepiej zrobiona odprawa i im lepiej ułożony i przekazany pracownikom plan dnia tym łatwiej i skuteczniej można zarządzać pracami na zmianie. Oczywiście sceptycy powiedzą, że w trakcie dnia dzieje się tyle niespodziewanych wydarzeń, że czasami to co się mówi na odprawie już po godzinie trzeba prawie całkowicie zmieniać. Rzeczywiście często tak bywa, ale jest to ryzyko i potrzeba trochę praktycznego doświadczenia żeby nauczyć się je kontrolować i zarządzać nim. Mimo wszystkich za i przeciw ja uważam, że odprawa powinna być w pełni profesjonalna. Jest to również część procesu budowania swojego wizerunku i relacji z pracownikami. Znacznie lepiej będziemy odbierani gdy będziemy precyzyjni i  od samego początku przedstawimy jasno i klarownie sytuację oraz omówimy zakres pracy i obowiązków.

W jaki sposób zrobić dobrą odprawę? O tym w osobnym wpisie 🙂

W komunikacji bardzo ważna jest również nasza postawa oraz mowa ciała, ale jest to również temat, o którym chciałbym troszkę szerzej napisać więc zachęcam do śledzenia serii wpisów o zarządzaniu zespołem pracowników.

Pozdrawiam Cię serdecznie i życzę miłego dnia.